8 tips för att öka svarsfrekvensen i en medarbetarundersökning
En hög svarsfrekvens på en medarbetarundersökning är viktig av många skäl, men kanske viktigast är att det ska gå att dra slutsatser från resultatet och att uppnå legitimitet kring resultatet i organisationen.
En låg svarsfrekvens kan bero på flera saker. Det kan handla om att medarbetarna inte känner förtroende för hur organisationen eller deras chef kommer att hantera resultatet.
Det kan också handla om att det efter tidigare undersökningar inte har skett några förändringar utifrån resultatet i undersökningen, vilket leder medarbetarna till att tro att det är meningslöst att svara. Det kan också bero på dåligt underhållna listor över medarbetarna och deras kontaktuppgifter, det vill säga mejl eller sms som inte kommer fram, medarbetare som inte får enkäten eller medarbetare som får svara mot fel chef. Och det kan bero på att enkäten är för lång, tråkig eller irrelevant. Ytterligare ett skäl kan vara att kommunikationen om varför undersökningen genomförs är undermålig.
För att öka svarsfrekvensen på medarbetarundersökningen är det därför viktigt att göra följande:
**1. Var tydlig **
Berätta varför undersökningen görs, hur resultatet ska användas och att ni som organisation värdesätter era medarbetares synpunkter
2. Gör en så kort enkät som möjligt
Trötta inte ut medarbetarna använd er av frågor som som borgar för väl genomtänkta svar.
3. Presentera resultatet för medarbetarna och att ta fram en handlingsplan för hur förbättringsarbetet ska löpa.
4. Arbeta med resultatet när undersökningen är klar. Visa att ni som ledning har tagit resultatet till er och att ni vill åstadkomma förbättringar.
5. Glöm inte bort handlingsplanen – låt den vara ett aktivt dokument, och hänvisa till medarbetarundersökningen när förbättringsåtgärder genomförs. Detta skapar en känsla av att svaren betyder något och ökar viljan att svara vid nästa års undersökning.
6. Uppdatera listorna med era medarbetare. Det skapar frustration och irritation bland medarbetarna när enkäter kommer på vift, inte kommer alls eller innehåller felaktigheter.
7. Mät inte mer än nödvändigt. Att ställa frågor varje vecka eller till och med dagligen kan funka om ni är beredda att jobba med resultatet på ett aktivt sätt. Men risken är stor att resultatet mest används för att skapa fina trendkurvor och inte till att skapa faktiska förändringar
8. Mät bara sådant som är relevant. Genom att bara ställa frågor inom områden där ni behöver mer kunskap och/eller där förbättringar är eftertraktansvärda ger precision och uppfattas som intelligent.