Ta mobilsträckare och få effektivare möten!

Det finns gott om stöd för att säga att möten allt för ofta uppfattas som ineffektiva, tråkiga eller som energitjuvar. Samtidigt ägnar många av oss en ansenlig tid åt just möten. Hur kan man då tänka för att låta möten bli en del av arbetet som ger energi och inte tar?

Om du upplever att möten är ett nödvändigt ont/känner dig mer stressad innan möten än efter, testa då att arbeta utifrån följande lista i en månad. När månaden gått och utvärderar du om du upplever att möten har blivit mer effektiva och en mer positiv del av arbetet.

  • Var tydlig redan i inbjudan med vilken typ av möte det är – ska ni fatta beslut, brainstorma, ge information om ett ämne, diskutera inför kommande beslut etc.?
  • CC:a ingen i inbjudan. Antingen behövs man på mötet eller också inte. Bjud bara in de som behövs för att uppfylla mötets syfte.
  • Tacka nej till att delta i möten där du inte behöver vara med för att mötets syfte ska uppfyllas.
  • Bestäm innan mötet vad syftet är, det vill säga vad mötet ska handla om. Låt sedan mötet handla om det ämnet.
  • Låt inte mötet bli kidnappat av en annan fråga. Dyker frågor upp som också behöver behandlas, skriv ner dem och ta upp dem i slutet av mötet i mån av tid, eller ännu hellre vid ett annat möte som enbart fokuserar på den nya frågan.
  • Var tydlig med vad ni vill uppnå med mötet. Inled med att skriva ner vad målet är med mötet och arbeta fokuserat för att nå dit.
  • Håll mötena så korta som möjligt. Dela upp dem i 25 minuters pass och ta fem minuters paus innan ni kör igång med nästa 25-minutare. Ha ett tydligt mål för vad ni ska arbeta med under varje pass.
  • Ta fem minuters ”mobilsträckare”. Under mötet ska alla mobiler vara inställda på ljudlöst, och de ska ligga med skärmarna vända nedåt. 25 minuter in i mötet tar ni en fem minuters mobilsträckare – alla får då titta på sin mobil för att säkerställa att inget akut inträffat.
  • Om tiden ofta springer ifrån er på möten, testa att stå upp under mötet.
  • När mötet är slut, sammanfatta vad ni kom fram till, vem som är ansvarig för det fortsatta arbete ni kommit överens om, samt när ni ska ha nästa avstämning.
  • Ha bara möten när möten är det mest effektiva sättet att lösa en uppgift.

Lycka till!