Att stänga eller inte stänga

Convid-19 leder till stora förändringar under en period i samhället. Precis som många andra har ni säkert fått ta ställning till hur ni som organisation ska agera för att minska smittspridningen. En fråga som kan dyka upp i den diskussionen är om det är bäst att stänga kontor och låta personalen arbeta hemifrån.

För att hjälpa er på vägen kommer här våra bästa tips på hur ni får arbete hemifrån att fungera bra under en kortare period.

• Skapa rutiner – Ha ett incheckningsmöte på morgonen där arbetet stäms av och eventuella frågor avhandlas. Ta gärna också ett kortare utcheckningsmöte på eftermiddagen för att stämma av vad som hänt under dagen och om någon behöver stöd. Använd er av video när ni håller mötena för att bland annat skapa mer närhet och tydligare kommunikation. Genom denna typ av rutiner skapar ni också en tydlig gräns mellan arbetstid och fritid.
• Var tillgänglig – Det är viktigt att du och andra ledare i organisationen finns tillgängliga. Det kommer att dyka upp fler frågor än vanligt. Prioritera ditt eget arbete och flytta en del arbetsuppgifter framåt i tiden. Om alla ska arbeta hemifrån kommer du sannolikt att behöva lägga mer tid än vanligt att på stämma av, ge återkoppling och stötta.
• Säkerställ att programvaror och datorer fungerar – Inget är så irriterande som att inte komma åt programvaror eller att uppkopplingen strular. Kolla innan ni stänger att de som ska arbeta hemifrån har en IT-miljö som möjliggör arbete hemifrån på ett bra sätt. Ta hjälp av IT-avdelningen!
• Uppmuntra medarbetare att kommunicera digitalt – Att arbeta hemifrån innebär att de vanliga kontakterna medarbetarna emellan uteblir. Man stöter inte på varandra vid kaffemaskinen och man har inte någon att äta lunch med. Säkerställ att ni har bra program för att kommunicera med varandra (Teams, Skype, Slack etc.) och uppmuntra era medarbetare att använda dessa. Föregå med gott exempel och använd dem själv för att stämma av och ge återkoppling.
• Lita på dina medarbetare – Dina medarbetare fixar det här! Be/Hjälp dem prioritera och lita på att de fixar att jobba hemifrån på ett bra sätt.